Lavorare in un ambiente di lavoro arioso è molto importante, infatti uno spazio esterno ben organizzato si riflette in un ordine interno che concilia concentrazione e creatività. Le persone dotate di un innato senso di precisione sono un passo avanti in questo, ma la gran parte di noi non può contare su altrettanta inclinazione naturale all’ordine, cercando di convincersi che il nostro disordine è organizzato o che è sintomo di maggiore intelligenza, piuttosto che trovare soluzioni concrete che ci aiutino materialmente a tenere in ordine il nostro spazio di lavoro. In questo articolo vogliamo quindi darvi alcuni consigli su come organizzare la scrivania in ufficio (soprattutto se siamo persone disordinate).
In un articolo precedente abbiamo visto quanto è importante valorizzare la postazione da lavoro soprattutto da un punto di vista della salute fisica. Dalla posizione della scrivania in favore della luce alle sedute ergonomiche, in quelle righe avevamo descritto le condizioni necessarie per prevenire infortuni sul lavoro. In questo articolo vogliamo invece focalizzarci maggiormente sui segreti per conciliare la concentrazione, conoscendo pratiche e accessori utili per avere sempre la scrivania ordinata con il metodo “space clearing“.
Che cos’è il metodo “space clearing”
Lo “space clearing” è “l’arte di fare spazio” in diversi ambienti fisici e sfere intime. Infatti questa disciplina psicologica pone in stretta relazione l’ordine esterno con la centralità interiore, puntando a fare pulizia nel mondo affollato di oggetti nel quale viviamo. Si tratta sostanzialmente di esercitarsi a fare una selezione delle cose che ci circondano, riuscendo a distinguere gli oggetti superflui o portatori di ricordi negativi e dunque liberarcene. In parole più spicciole, accumulare oggetti superflui o ancorati ad un passato spiacevole si trasforma nel tempo in una zavorra emotiva destinata a diventare una gabbia. Quindi, il concetto di ordine e il metodo “space clearing” non sono speculazioni o applicazioni banali, ma hanno strettamente a che fare con la nostra sfera emotiva. Ovviamente nel nostro caso l’arte di fare spazio in ufficio non ha a che vedere con profonde implicazioni esistenziali, ma può contribuire ad una migliore qualità della vita quotidiana. Ristabilire l’ordine sulla scrivania soddisfa il senso estetico, ma anche l’esigenza di funzionalità e il bisogno di serenità. L’inquinamento visivo nel momento della concentrazione disperde le preziose energie della mente nel meccanismo automatico del cervello di riconoscere e classificare oggetti.
I vantaggi dello “space clearing” nella postazione di lavoro
Facendo pulizia sul vostro spazio di lavoro vi renderete presto conto dei vantaggi cui andrete incontro. Innanzitutto lo space clearing aumenta la produttività proprio perché il cervello non è distratto da troppi stimoli nel campo visivo, ma anche perché non dover cercare oggetti all’infinito fa risparmiare tempo utile. Inoltre una scrivania più ordinata è anche più facile da pulire dato che non nasconde più molliche sotto pile di fogli ed è un minor ricettacolo di polvere e allergeni, garantendo una maggiore igiene. Come abbiamo detto introducendo il concetto di space clearing, l’ordine esterno di riflette nell’organizzazione interiore; quindi una scrivania ben tenuta in ufficio ha effetti benefici anche sul nostro umore. Ma come rendere la postazione di lavoro un posto ideale?
Come riordinare la scrivania: pratiche e accessori utili
Di fronte ad una scrivania caotica le prime domande da porsi sono: “quando l’ho usato l’ultima volta?” e “come potrebbe tornarmi utile?”. Ovviamente dobbiamo essere onesti con noi stessi e non abbandonarci a sentimentalismi vari legati agli oggetti, altrimenti lo space clearing non funziona. Buttiamoci a capofitto nell’impresa, senza distrazioni o procrastinazioni, avendo ben chiaro l’obiettivo. Ovviamente non esiste un numero preciso di penne, fermacarte o cartelline da avere sulla scrivania, ma ognuno di noi sa quale potrebbe essere il massimo livello di ordine raggiungibile.
Partiamo dalle caratteristiche che dovrebbe avere lo stesso mobile da ufficio. La scrivania dovrebbe essere chiara, preferibilmente non bianca e sicuramente non lucida (anche per evitare fastidiosi riflessi del desktop); le sue dimensioni dovrebbero essere proporzionate alle attività da svolgere e l’altezza dovrebbe essere tra i 70 e gli 80 cm, tale da poter tenere le gambe semidistese. Passiamo allora agli accessori per scrivania da ufficio che non devono mancare. Il primo oggetto è un portapenne dove riporre ogni volta penne, pennarelli o matite. Sul ripiano è il caso di tenere post-it o Block-notes per appunti estemporanei o messaggi da riportare a colleghi. Ovviamente deve essere previsto anche un angolo del ripiano per il telefono. Raccoglitori e cartelline sono fondamentali per riporre ordinatamente i documenti di lavoro che non devono essere persi. Applicare delle etichette sul bordo esterno è utile per ritrovare subito i faldoni che ci servono. Una cassettiera sotto la scrivania è poi importante per contenere diversi accessori da ufficio come spillatrici, colla, perforatori e scorte di penne. A tal proposito, un’ampia selezione di articoli da ufficio si trova sul sito ufficiale Nonsolocarta dove è possibile acquistare dalle penne agli accessori, fino alla modulistica e alle macchine da ufficio.